建設材料の発注のやり方数量ミス・頼み忘れ・二重発注を防ぐ

「頼んだはずの材料が来ない」。原因をたどると、たいてい発注が電話の口頭で終わっています。材料発注は記録がすべてです。

材料発注の基本の流れ

1
拾い出しで数量を確定する
発注の質は拾い出しで決まります。工種ごとに単位を決めて数量を出し、ロスを掛けて荷姿に換算するまでが準備です（拾い出しのやり方は別記事で詳しく解説しています）。
2
発注書の形で記録に残す
品名・規格（色・荷姿）・数量・単価・納品場所・納品希望日。口頭やLINEの断片ではなく、1件の発注として全項目が揃った形で残します。
3
納期回答を受けて工程と突き合わせる
「あるはず」で工程を組まないこと。調色品・メーカー取り寄せ品は日数がかかります。納期回答をもらってから該当工程の日程を確定します。
4
納品時に発注と照合する
品番・色・数量を発注書と突き合わせてから受け取ります。違う色のシーリングを受け取ってしまうと、気づくのは打つ直前です。
5
実績を残して次回の拾いに戻す
余った量・追加した量は、次の現場のロス率の根拠になります。現場別・月別の購入履歴が見える形にしておくと、原価管理にもそのまま使えます。

材料発注で起きる問題は、突き詰めると3つに分類できます。それぞれ原因と対策が違います。

トラブル	典型的な原因	対策
数量ミス（足りない・余る）	拾い出しの単位間違い、塗回数の掛け忘れ、ロスの見込み違い	計算式を固定し、根拠（面積・延長・塗布量）を発注書に残す
頼み忘れ（副資材が来ない）	主材だけ発注して、プライマー・役物・ビスを後回しにする	工種ごとの副資材リストを定型化し、毎回同じ並びで確認する
言った言わない（違う物が来る・二重発注）	電話・口頭発注で記録が残っていない。担当者間の伝達漏れ	発注は必ず書面（データ）で。誰がいつ何を頼んだかを1か所に集める

ポイント

3つのうち、いちばん高くつくのは「言った言わない」です。数量ミスは追加発注で済みますが、色違いのシーリング500本は返品交渉になり、二重発注は丸ごと在庫になります。記録が残る発注方法に変えるだけで、この種類は消えます。

電話発注が悪いのではなく、記録が電話の中にしか残らないのが問題です。こういう流れに覚えがないでしょうか。

現場から監督へ電話、監督が事務所へ伝言、事務所が問屋へFAX。この間に「ウレタン18kg 10缶」が「16kg 10缶」に化けても、誰も気づけません。着いた材料が違っていて初めて分かり、そこから電話とFAXの記憶を遡ることになります。

いきなり全部を変えなくても、「現場の担当者が自分で、記録の残る形で直接発注する」に変えるだけで伝言の段数がゼロになります。数量の根拠（面積・仕様）と発注が同じ画面にあれば、化ける場所がそもそも無くなります。

全量を初日に入れるのが正解とは限りません。置き場・保管期限・盗難リスクを考えると、分けて入れたほうがよい材料があります。

よくある失敗

納品希望日を「なるべく早く」で頼む

全部が「至急」になると、問屋側も本当に急ぐものが分かりません。工程表から逆算した日付で頼むほうが、結果的に欠品は減ります。

発注の記録は、貯まると資産になります。現場別に集計すれば工事ごとの材料原価がそのまま出ますし、月別に見れば支払いの予定が立ちます。同じ現場の追加発注は履歴から再注文すれば、品番・色の間違いも起きません。

拾い出し（数量計算のやり方）から発注・履歴までが1つの流れでつながっていれば、「発注業務」は判断だけの仕事になります。

Matelix

この計算、仕様と面積を入れるだけで終わります。

Matelix は仕様と数量を入力するだけで、必要な材料と数量・金額を自動算出。そのまま見積・発注までアプリで完結します。防水5工法・シーリング・下地補修・塗装に対応。

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